실무 팁
전화나 구두 혹은 채팅으로 합의한 내용을 반드시 요약 메일로 발송
바이어가 "Noted" 또는 "Confirmed"라고 답장한 메일 하나가, 나중에 분쟁에서 가장 강력한 증거가 됩니다.
해외 바이어와 거래하다 보면 크고 작은 분쟁은 피할 수 없습니다. 하지만 그 분쟁이 어떻게 마무리되는지, 손실 규모가 얼마나 되는지는 증빙을 얼마나 철저히 준비했느냐에 달려 있습니다. 누가 증빙을 잘 모아두었는지가 결과에 큰 영향을 미치는 것이죠.
때문에 샘플 발송부터 운송보험 설계, 클레임 대응까지 모든 과정에서 처음부터 기록과 서류를 남기는 습관이 필요합니다.
해외 거래에서 분쟁을 최소화하고, 발생한 문제를 효과적으로 해결하기 위한 샘플 발송 기록 관리, 운송보험 설계, 클레임 대응 프로세스의 실무 팁을 정리해드릴게요!
1. 샘플 발송: '처음부터' 남겨야 할 기록들
샘플 발송은 본격적인 거래의 시작점입니다. 하지만 많은 기업들이 "아직 계약도 안 됐는데"라는 생각에 증빙 관리를 소홀히 합니다. 이것이 나중에 큰 분쟁의 씨앗이 됩니다.
1-1. 샘플 발송 전 필수 합의 사항
1) 샘플의 용도 명확화
단순 테스팅용인가, 아니면 추후 본 계약의 품질 기준이 되는 '골든 샘플(Golden Sample)'인가?
골든 샘플의 경우, 이메일에 다음과 같은 문구를 명시하세요:
"This sample will be used as the reference standard for mass production quality."
2) 비용 부담 주체 확정
샘플 단가: 무료 제공인가, 유료인가?
운임: Prepaid(발송인 부담) vs Collect(수취인 부담)
관세·부가세: Incoterms 조건(DAP, DDP 등)에 따라 누가 부담하는가?
3) 품질 기준과의 연결고리
이 샘플이 향후 대량 생산 시 품질 기준이 되는지 여부를 문서화해야 합니다.
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1-2. 송장·운송장 작성 시 포인트
1) Commercial Invoice 작성
상단에 눈에 띄게 표기: "SAMPLE – NO COMMERCIAL VALUE" 또는 "VALUE FOR CUSTOMS PURPOSES ONLY"
제품 정보 상세 기입: 제품명, 모델명, 수량, HS Code, 대략적인 단가(관세 신고용)
수취인 정보 정확히 기입: 회사명, 담당자명, 연락처, 이메일, 상세 주소
2) 운송장 관리
DHL, FedEx 등 특송 운송장 번호를 바이어에게 즉시 공유
"못 받았다"는 주장이 나올 경우, Tracking Record가 결정적 증빙이 됩니다
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실무 팁
Commercial Invoice와 Packing List를 PDF로 첨부해서 바이어에게 이메일 발송
바이어의 확인 답장을 받아두면, 발송 내용에 대한 쌍방 합의 증빙이 완성됩니다.
통관 리스크가 있는 품목(식품, 화장품, 의료기기 등)의 경우
바이어에게 미리 HS Code, 필요 인증서, COA(Certificate of Analysis) 등을 확인하고, 해당 커뮤니케이션 메일을 저장해 두세요. "통관이 안 된다"는 바이어의 주장에 대비할 수 있습니다.
1-3. 샘플 자체를 '증빙'으로 남기는 방법
1) 골든 샘플 관리 원칙
본사에 동일한 샘플을 최소 1개 이상 보관
샘플 포장 전후로 제품·라벨·포장재의 클로즈업 사진 촬영
특히 색상, 치수, 로고, 재질 등 분쟁이 될 만한 부분은 여러 각도에서 촬영
2) 스펙시트와 매칭
성분표, 재질 정보, 치수, 색상 코드(Pantone 등), 무게 등을 명시한 스펙 문서를 샘플 사진과 함께 보관
이 자료들을 하나의 폴더에 정리: "Sample Shipment_[바이어명]_[날짜]"
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실무 팁
[샘플 발송 체크리스트]
☐ 이메일로 샘플 목적/비용/조건 합의 완료
☐ 인보이스에 "SAMPLE" 표기
☐ 제품 / 라벨 / 포장 사진 촬영 (최소 5장 이상)
☐ 골든 샘플 본사 보관
☐ 트래킹 번호 공유 및 바이어 수령 확인 메일 보관
☐ 스펙시트와 사진을 하나의 폴더에 정리
2. 운송보험: 사고가 났을 때 '우리 편'이 되어줄 서류들
운송 중 사고는 예고 없이 찾아옵니다. 컨테이너가 바다에 빠지거나, 항공 화물이 낙하하거나, 도난이 발생하는 사례는 생각보다 흔합니다. 이때 운송보험이 제대로 설계되어 있지 않으면, 수천만 원의 손실을 고스란히 떠안게 됩니다.
2-1. 보험 가입
1) 기본 원칙
CIF/CIP: 일반적으로 수출자가 보험 가입
FOB/FCA: 일반적으로 수입자가 보험 가입 (단, 합의에 따라 예외 가능)
보험에 가입하지 않거나 최소 커버만 가입했을 때는 파손, 도난, 전손 발생 시 누가 얼마나 보상 받는지 애매해져 분쟁으로 이어집니다.
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실무 팁
견적서, PI(Proforma Invoice), 계약서 명시 사항
"Insurance: Covered by buyer (at least ICC(A) or equivalent)" 또는 "Seller to arrange cargo insurance up to 110% of invoice value"
2) 보험증권에서 꼭 확인해야 할 항목
Insured (피보험자): 실제 거래 당사자와 일치하는가?
Voyage (항로): 출발지·도착지·환적지가 실제 선적과 일치하는가?
Subject Matter Insured (보험 목적물): 상품명, 포장 단위, 수량이 Invoice와 일치하는가?
Sum Insured (보험금액): 보통 Invoice 금액 + 10% (이익 포함)
조건: ICC(A), ICC(B), ICC(C) 중 어떤 조건인가? (A가 가장 광범위한 보장)
면책 조항 (Exclusions): 어떤 경우에 보상이 안 되는가?
Deductible (자기부담금): 얼마까지는 자비로 처리해야 하는가?
2-2. 사고 발생 시 필요한 서류
Commercial Invoice (상업송장)
Packing List (포장명세서)
Bill of Lading / Airway Bill (선하증권/항공운송장)
Insurance Policy/Certificate (보험증권)
손상 상태 사진 / 포장 외관 사진 (여러 각도, 고해상도)
선적 전 제품·포장 사진 (있다면 매우 유리)
Survey Report (손해사정인 보고서) - 일정 금액 이상일 때 필수
수리 견적서 또는 폐기 증명서
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실무 팁
사고 발생 시 행동 수칙
❌ 화물을 임의로 폐기하거나 손대지 말 것
✅ 사진과 동영상을 최대한 많이 촬영 (포장 외부 → 개봉 → 내부 제품 손상 순서로)
✅ 운송사와 보험사에 즉시 서면 통보 (이메일)
3. 클레임·분쟁 대응: 단계별 프로세스와 증빙 포인트
클레임은 무역 거래에서 가장 스트레스 받는 순간입니다. 하지만 체계적인 프로세스와 증빙이 준비되어 있다면, 감정 싸움이 아닌 '사실에 근거한 협상'으로 전환할 수 있습니다.
3-1. 클레임 유형별 자주 엇갈리는 쟁점
1) 수량 문제 (Shortage / Over-delivery)
핵심 증빙: 출고 기록, 포장 사진, Packing List, B/L 상 수량 기재, 바이어 측 창고 입고 리포트
2) 품질 문제 (Spec 불일치, 기능 불량)
핵심 증빙: 골든 샘플 + 사진, 스펙시트, 출고 전 검사 리포트, 바이어가 제공한 도면·요구사항 이메일, 테스트 결과 (성적서, Lab Test Report)
3) 운송 중 파손/오염
핵심 증빙: 선적 전후 사진, 포장재 스펙, 포워더/운송사 사고 리포트, 보험증권, Incoterms 조건
4) 납기 지연
핵심 증빙: 계약서/PO 상 납기 약정, 실제 선적일, ETA, 운송 스케줄 변경 안내 메일, 지연 사유 통보 메일
3-2. 클레임 5단계 대응 프로세스
1단계 | 신속한 서면 확인
바이어로부터 클레임 메일을 받으면 최대한 빠르게 (24시간 이내) "클레임을 접수했고 검토 중이다"는 회신을 남기세요.
2단계 | 사실관계 정리
내부 생산/품질/물류팀, 포워더에게 내용을 공유하고 출고 기록과 서류 (인보이스, Packing List, 사진 등)를 재확인하세요.
3단계 | 증빙 자료 수집
바이어에게 다음 내용을 요청하세요.
문제 제품 사진/영상
LOT No.
불량 비율
검사 리포트 등
4단계 | 책임 분담 기준에 따라 정리
Incoterms 상 위험 이전 시점 이후의 문제인지 확인하고 계약서/PO/견적서에 명시된 품질 기준과 허용 오차 (AQL 등)에 부합하는지 검토하세요.
5단계 | 해결 옵션 협상
책임 소재가 명확해지면, 다음 옵션을 조합해서 해결 방안을 제안하세요.
Replacement (재발송): 불량품 교체
Partial Discount (부분 할인): Invoice 금액의 X% 차감
Credit Note: 다음 주문에서 차감
Repair/Rework: 현지에서 수리 가능한 경우
Insurance Claim: 보험금 수령 + 상업적 보상 조합
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실무 팁
피해야 할 표현
"그럴 리 없습니다" / "That's impossible"
"당신들이 잘못 다룬 것 같습니다" / "You must have mishandled it"
"증거를 대세요" / "Show me the proof" (공격적 어조)
반드시 이메일로 요약
클레임 협상을 전화로 진행했다면, 반드시 통화 직후 이메일로 요약을 보내세요. 바이어의 "Agreed" 답장이 최종 합의 증빙이 됩니다.
해외 거래에서 분쟁은 완전히 피할 수는 없지만, 얼마나 준비되어 있느냐에 따라 그 영향을 최소화할 수 있습니다.
처음에는 번거로워 보일 수 있지만, 한 번 시스템을 만들어 두면 그다음부터는 훨씬 수월해집니다. 아래의 요약된 체크리스트를 참고해서 조금씩 적용해나가며 차근히 시스템을 구축해 보시기 바랍니다!
[샘플 발송 체크리스트]
☐ 샘플 목적·비용·배송 조건을 이메일로 합의
☐ 골든 샘플/스펙 연동 여부 명시
☐ 샘플 인보이스 및 운송장에 SAMPLE 표기
☐ 제품·포장·라벨 사진 촬영 및 저장
☐ 트래킹 번호 공유 및 수령 확인 메일 보관
[운송보험·선적 체크리스트]
☐ 보험 가입 주체/보장 범위 계약서/PI에 명시
☐ 보험증권 상 피보험자, 금액, 항로, 품목 확인
☐ 선적 전 포장 상태 사진 촬영
☐ 선적 서류 (Invoice/PL/B/L/Insurance) 한 번에 정리해 공유
[클레임·분쟁 대응 체크리스트]
☐ 클레임 접수 후 24시간 이내 접수 회신
☐ 바이어·내부·포워더/보험사와의 커뮤니케이션을 모두 이메일로 기록
☐ 증빙 (사진/리포트/서류) 확보 후 책임 및 비용 분담안 작성
☐ 최종 합의 내용은 반드시 서면으로 남기기
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