✅ 숫자 정확성: 단가, 수량, 합계 금액 재계산
✅ 단위 통일: kg/lbs, cm/inch 등 바이어 요청 단위 사용
✅ 통화 표기: USD, EUR 등 명확히 표기
✅ 인코텀즈 확인: FOB, CIF 등 정확한 규칙 적용
✅ 유효기간 명시: 날짜 형식 확인 (DD/MM/YYYY 또는 MM/DD/YYYY)
✅ 라벨 언어: 바이어 요청 언어(영어, 현지어 등) 확인
✅ 회사 정보: 로고, 주소, 연락처, 담당자명 완전 기재
✅ 서명: 권한 있는 담당자의 서명 또는 전자서명
✅ PDF 잠금: 수정 방지를 위해 PDF로 변환 후 암호 보호 권장
✅ 파일명: "Quotation_CompanyName_ProductName_YYYYMMDD.pdf"처럼 명확하게
해외 바이어와의 첫 거래는 견적서(Quotation)에서 시작됩니다. 하지만 명확하지 않은 견적서는 납기 지연, 가격 분쟁, 심지어 계약 파기로 이어질 수 있죠! 특히 언어와 문화가 다른 해외 거래에서는 모호한 표현 하나가 수백만 원의 손실을 초래하기도 합니다.
국제 거래시 필요한 견적서 작성법과 실무에 바로 활용할 수 있는 각종 팁을 제공해드릴테니 참고하여 거래처와의 분쟁을 예방하고 신뢰를 구축해보세요🙂
1. 견적서 필수 항목 구조
전문적인 견적서는 다음 항목을 반드시 포함해야 합니다. 아래 10가지는 모든 견적의 공통 헤더로 설정하고, 매번 같은 순서/어휘로 쓰세요.
헤더 설정 팁
헤더는 ‘한글+영문 병기’를 권장합니다.
기본 정보
견적 번호 및 발행일: Quote No. Q2025-001, Date: DD/MM/YYYY
유효기간(Validity): Valid until DD/MM/YYYY (통상 30일)
"이 견적은 발행일로부터 30일간 유효하며, 이후 원자재 가격 변동에 따라 조정될 수 있습니다."와 같이 명확한 기한을 설정하세요. 원자재 가격이 급변하는 업종이라면 15~20일로 단축하는 것도 방법입니다.발행자/수신자 정보: 회사명, 담당자, 연락처
거래 조건
통화 및 단가(Currency/Unit Price): USD, EUR 등 명시 (환율 변동 조건 포함)
USD, EUR 등 거래 통화를 명시하고, 환율 기준일을 표기합니다. "단가는 FOB Busan 기준, USD 기준 환율은 견적일 기준 서울외국환중개 고시 환율 적용"과 같이 구체적으로 작성하세요.인코텀즈/출발항(Incoterms/Port): FOB Busan, CIF Rotterdam 등 명확한 출발항/도착항
"FOB Busan", "CIF Hamburg" 등 정확한 인코텀즈 2020 규칙과 항구명을 명시합니다. 책임 범위가 달라지므로 절대 생략하지 마세요.리드타임(Lead Time): "주문 확정 후 45일" (영업일/달력일 구분)
"선금 입금 확인 후 45~50 영업일 내 선적"처럼 기산점과 허용 범위를 함께 표기합니다. "약 2개월"이라는 모호한 표현은 금물입니다.MOQ (최소주문수량): 500 units per SKU
"MOQ: 1,000 units per SKU" 또는 "총 주문 금액 USD 10,000 이상"처럼 수량 또는 금액 기준을 명확히 하세요.포장 사양(Packaging): Master carton 규격, 팔레트 적재 방식
"마스터 카톤당 24개 입수, 팔레타이징 가능, 카톤 표기는 영문 라벨"과 같이 구체적으로 명시합니다. 특수 포장이 필요하면 추가 비용도 표기하세요.보증 조건(Warranty): 12개월 제조사 보증 (조건 명시)
"출고일로부터 12개월, 제조 결함에 한함. 운송 중 손상 및 부적절한 사용은 제외"처럼 보증 범위와 예외사항을 명확히 합니다.
예외 사항
유상/무상 항목(Inclusions/Exclusions): 샘플 비용, 금형비, 테스트 비용 등
샘플, 금형, 커스터마이징 등 추가 비용이 발생하는 항목을 별도로 명시합니다. "금형 비용 USD 2,500 (첫 주문 시, 1,000 units 이상 주문 시 환급)"과 같이 조건을 달 수 있습니다.
2. 제품 라인아이템 표
SKU, 제품 설명, 사양, 단가(통화), 수량, 금액(통화), 비고를 한눈에 파악할 수 있는 표를 만드는 것이 핵심입니다.
참고 포인트
모든 숫자는 소수점 이하 2자리까지 표기
수량·단가·금액은 소수점·천단위 표기 규칙을 고정
단위(units, pcs, sets)를 일관되게 사용
부가 비용(포장, 인증, 테스트)을 별도 라인으로 명시
비고란에 MOQ, 추가 비용, 커스터마이징 조건 등을 간결히 표기하여 혼동 방지
예시)
No. | SKU/Model | Description | Specification | Unit Price (USD) | Qty | Amount (USD) | Remarks |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | AB-1001-BK | Widget Type A | 100×50×30mm, Black | 12.50 | 1,000 | 12,500 | MOQ: 500 units |
2 | AB-1002-WH | Widget Type A | 100×50×30mm, White | 12.50 | 1,000 | 12,500 | - |
3 | AC-2001 | Widget Type B | 150×80×40mm, Custom Logo | 18.00 | 500 | 9,000 | Logo setup: USD 500 (one-time) |
4 | - | Packaging | Export Standard | 2.50 | 2,500 | 6,250 | per unit |
Total | 5,000 | USD 40,250 |
3. 금기 표현 → 대체 문구
해외 바이어와의 소통에서 모호한 표현은 오해와 분쟁의 씨앗이 됩니다. 다음은 실무에서 자주 쓰이지만 위험한 표현과 대체 문구입니다.
핵심 원칙
숫자, 날짜, 단위, 조건을 구체적으로 명시 및 수치화하고, 모든 예외 상황을 미리 정의하세요.
금기 표현 | 문제점 | 대체 문구 |
|---|---|---|
"Approximately" (대략) | 정확한 수치 불명확 | "Within ±5% tolerance" |
"TBD" (추후 결정) | 책임 회피, 신뢰 저하 | "To be confirmed by DD/MM/YYYY, otherwise price subject to renegotiation" |
"Around", "About" | 리드타임·수량 등에서 분쟁 유발 | "45-50 business days" |
"As soon as possible" | 시간 기준 불명확 | "Within 7 business days from PO receipt" |
"Standard quality" | 기준 모호 | "Complies with ISO 9001, test report attached" |
"Subject to change" | 일방적 변경 가능 인상 | "Valid for 30 days; changes require mutual written consent" |
"Negotiable" | 명확한 조건 없이 협상 여지만 남김 | "Discount available for orders above 5,000 units (5% off)" |
"Reasonable price" | 가격 기준 주관적, 분쟁 소지 | "Competitive pricing: USD 12.50/unit, 15% below average market price (based on [industry source])" |
"Best quality" | 품질 기준 불명확, 과장 광고 우려 | "ISO 9001:2015 certified, defect rate <0.3%, third-party test reports available upon request" |
"Free replacement" | 조건·기간·범위 불명확, 무한 책임 위험 | "Replacement provided for manufacturing defects within 12 months from shipment date; return shipping costs borne by buyer, replacement shipping by seller" |
4. 추가 첨부 자료
견적서와 함께 제공하면 바이어의 신뢰를 높일 수 있는 자료들입니다.
테스트/인증서: CE, FDA, ISO, 품질 테스트 리포트 등
샘플 승인 조건: "샘플 승인 후 양산 진행, 승인 없이는 대량 생산 불가"
결제 방식: "T/T 30% 선금, 70% 선적 전 잔금" 또는 "L/C at sight"
사진/도면: 제품 이미지, 기술 도면, 포장 사진
생산 능력: 월 생산량, 기존 거래처(비밀 유지 가능 범위 내)
5. 제출 전 체크리스트
견적서를 발송하기 전 다음 항목을 반드시 점검하세요.
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명확한 견적서는 성공적인 해외 거래의 첫걸음입니다. 예시과 체크리스트를 활용하여, 바이어의 신뢰를 얻고 분쟁 없는 거래를 시작하세요!
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